Archivo

¿Cómo organizar documentos en archivadores y carpetas de anillas?

A lo largo y ancho de las oficinas de todo el mundo, siempre habrá archivadores de anillas. Es el producto de papelería preferido por muchos y muchas para almacenar, organizar y preservar sus documentos. Aquí, como en todo, hay alternativas; por ejemplo: las carpetas colgantes. Pero hoy nos toca versar sobre archivadores.

Para archivar las hojas solo necesitas un útil: la perforadora de papel, una herramienta de oficina barata que encuentras en cualquier papelería online. Archivar folios en el archivador es tarea sencilla. Y mantenerlos en perfecto orden también es fácil. Solo debes organizarlos bajo las pestañas de los separadores de archivo. Y de ellos vamos a hablar en el próximo capítulo.

separadores para archivar documentos en archivadores de anillas
Los separadores de pestañas se usan para organizar folios en archivadores de anillas

¿Qué son los separadores de archivo?

A la colección de hojas de plástico o cartulina perforadas en su margen izquierda y con pestañas en la derecha se la llama juego de separadores de archivo. O, para hacerlo más sencillo, simplemente separadores.

Las pestañas o lengüetas de los separadores sirven para dividir la información en grupos o departamentos. Además, en la primera hoja se incluye un índice de materias. Puesto que cada folio cae en su sitio, cuando necesites buscarlo, sabrás perfectamente adónde acudir.

En definitiva, los separadores de archivo son un instrumento para particionar tu carpeta en pequeñas secciones. Como decían los griegos, divide y vencerás. Organizar los folios en el momento de archivarlos te ayudará a encontrarlos después.

Así las cosas, pasemos a ver el siguiente punto. La jerarquía. ¿Cuántos apartados necesitas para organizar tus papeles?

Tipos de separadores para organizar documentos

Los separadores de pestañas se pueden comprar en tres formatos. Con resaltes alfabéticos o numéricos, por un lado; y por otro, con rebordes o salientes sin identificar, es decir, pestañas de colores.

1. Separadores de archivo alfabéticos

Te serán útiles cuando tengas que indexar la información del archivador por orden alfabético. Por ejemplo: usa los separadores con pestañas alfabéticas para clasificar facturas de cliente según el nombre de la empresa, el apellido, etc.

Separadores con pestañas alfabéticas para archivadores
Los separadores con letras en los dientes son útiles para ordenar alfabéticamente los archivos

A estos juegos de pestañas hay quien los llama abecedarios. Por cierto, fíjate en que los separadores incluyen una hoja entera para las letras más usadas en castellano. Por el contrario, a las letras de menor frecuencia —como la X, H, Q, Y— les toca compartir cuarto: duermen en litera.

Lo anterior quiere decir que de alguna manera los separadores alfabéticos son incompatibles entre el español y el inglés. Porque en la lengua anglosajona la frecuencia de uso de las letras es otra.

Pero no nos desviemos. En los alfabéticos, como en el resto de separadores encontrarás una hoja índice. La carátula. En ella podrás, si así lo necesitas, anotar el contenido de cada apartado. Por supuesto, en los de colores esta primera hoja es más importante.

Pasemos ahora a ver los índices numéricos.

2. Índices o separadores numéricos

Según la naturaleza de tus documentos, en ocasiones no querrás ordenarlos alfabéticamente, sino por su fecha. Para esto los fabricantes de separadores te ofrecen los índices numéricos.

Los divisores con pestañas numéricas son índices útiles para organizar la información según el día del mes (o el mes del año). Los más comunes son los siguientes:

  • Días del mes: numerados del 1 al 31. Incluyen una hoja por día
  • Meses del año: marcados del 1 al 12. Un mes por hoja
  • Días de la semana: del 1 al 5 ó del 1 al 7. Para organizar información de lunes a viernes o de lunes a domingo
  • Sin especificar: otras series, por ejemplo, con lengüetas de número 1 al 10.

¿Y si no te cuadra ni el orden alfabético ni el numérico? ¡Pues entonces necesitas dientes de colores!

3. Separadores con pestañas de colores

Cuando tus papeles no son clasificables ni por fecha ni por un atributo alfabetizable, necesitas los tradicionales separadores con pestañas de colores. Como los anteriores, los podrás comprar con más o menos dientes. Cinco o diez posiciones es lo habitual.

archivador con divisores de pestañas de colores
Puedes usar hoja índice o escribir directamente en las pestañas para organizar los departamentos

Como te dije antes, es en estos divisores de archivo donde brilla la hoja índice en todo su esplendor. Sí, la carátula. Que es la que usarás para saber qué se esconde debajo de cada color. Porque, evidentemente, a menos que los resaltos rotules, no tendrás otra pista sobre los departamentos.

Tamaños, formatos, materiales, marcas…

Vamos a ir concluyendo. Pero aún nos quedan puntos importantes que deben ser tratados.

Primero, para cada tamaño de archivador vas a necesitar un juego concreto de separadores. No es lo mismo una carpeta vertical A4, que un archivador apaisado (horizontal) de tamaño cuartilla.

Los tamaños de separadores más usados son el A4 y el folio. En cualquier tienda online de material de oficina podrás comprar separadores de archivo en estos y otros tamaños, como el A3 (un doble A4) o el A5 (la mitad del A4). Por cierto, los formatos apaisados difíciles de encontrar, pues apenas se usan. Y ninguna papelería quiere tener existencias de productos con poca demanda…

En segundo lugar, los divisores con lengüetas para archivo se fabrican con distintos materiales. Cartulina y plástico son los más comunes. Los de cartulina son más baratos, pero también menos resistentes.

En cuanto a las marcas, una de las más conocidas es Esselte. En su catálogo de separadores para carpetas podrás encontrar incluso versiones borrables o imprimibles.

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