¿Para qué sirven los clips de papel?

¿Para qué sirven los clips de papel?


Sí, claro. Para sujetar hojas de papel, pero quién no sabe esto… Los clips de papel agrupan el papel pero ¿cuál es su verdadera función?

Clips de alambre para sujetar papeles

Un día, mientras esperaba mi turno para pasar la ITV al coche, caí en ello. La persona de la oficina siempre me entregaba los documentos del coche agrupados con un clip de alambre. Sin embargo, al abandonar la estación de ITV el clip había desaparecido, como por arte de magia. Siempre ocurría de esta manera. Una y otra vez. ¿Dónde diablos estaba el clip? Por supuesto, todo tiene una explicación lógica.

Puede averiguar lo que sucedía siguiendo minuciosamente el rastro del clip. Veamos. La persona de la oficina me pide los documentos y prepara la orden de trabajo. Me cobra y me saca la factura. Después, lo agrupa todo con un clip, me devuelve los papeles y me dice: por las líneas cuatro o cinco, que tenga un buen día.

Cojo los papeles y arranco el coche. Me dirijo a la línea cuatro y, tras esperar 40 minutos, llega mi turno. El mecánico me pide los papeles, se los entrego y… Oh, vaya, misterio resuelto. Es el quién se queda con el clip. Lo deja en un portaclip magnético, justo antes de devolverme la factura y la ficha técnica. En cambio, la orden de trabajo se la queda.

Cuando su portaclips está lleno, lo intercambia con el de la oficina que, inevitablemente, se ha quedado casi vacio. Este proceso se repite una y otra vez. Parece que estuviera estudiado… Bueno, es que lo está. ¿Por qué cuento esta historia?

Porque la persona que me atiende en la oficina no pone el clip de alambre como un gesto de cortesía hacia el cliente. Ni mucho menos. El ávaro gerente de la ITV no gastaría en su presupuesto en clips de papel sin un buen motivo. Pero hay un buen motivo.

Por desgracia, me toca pasar la ITV cada 6 meses. Lo que significa que me conozco de memoria el protocolo del mecánico. Le doy los papeles, comprueba que la matrícula de la ficha técnica y el parte de trabajo coinciden. Y también comprueba que la factura está pagada. Después, me devuelve la factura y la ficha técnica y se queda con la hoja de trabajo, el único documento que necesita.

Un día, me di cuenta de que el orden en el que iban agrupados estos estos tres documentos era siempre el mismo. La ficha técnica, la factura y la orden de trabajo respectivamente. Yo paso la ITV cada seis meses pero el mecánico hace más de veinte inspecciones al día y tiene este proceso mecanizado como una segunda naturaleza.

Si la persona de la oficina no pusiera los documentos en este orden, el mecánico perdería unos cuantos segundos en su comprobación rutinaria. Peor aún, si me devolviera los papeles sin clip, al llegar mi turno, probablemente, yo solo le daría la orden de trabajo. En consecuencia, él tendría que pedirme el resto de la documentación. Sí, es solo un minuto. Pero un minuto por inspección son veinte o treinta minutos de ahorro al día.

En conclusión, los clips de papel no solo sujetan los papeles, sino que sirven para que el empleado de la oficina los ordene de una manera específica. Y esta sí que es la verdadera utilidad de los clips de papel. De esta forma, el flujo de trabajo es más eficaz, la labor del mecánico es más eficiente y yo espero menos en la cola.

Ni usar grapas ni dejar los documentos sueltos sería igual de efectivo. En los trabajos repetitivos, especialmente cuando están involucradas varias personas durante el proceso, la buena organización de los documentos es esencial. Evita que perdamos el tiempo y nos permite concentrarnos en nuestra tarea. En los pequeños detalles está la diferencia.

¿Qué son las carpetas colgantes?

¿Qué son las carpetas colgantes?


Las carpetas colgantes son un tipo especial de subcarpeta de archivo diseñada para ser colgada de raíles en ficheros metálicos, carritos o bastidores de oficina.

Carpetas colgantes
Cajón con carpetas colgantes de varillas plásticas

Físicamente, la carpeta colgante es muy similar a la subcarpeta de cartulina convencional excepto por sus dos varillas de alambre. Estas varillas, que también pueden ser de plástico en algunos casos, incluyen dos ganchos en los extremos utilizados para suspender la carpeta de las guías del armario.

¿Para qué se utilizan las carpetas colgantes?

Las carpetas colgantes se utilizan, en oficinas y empresas para almacenar y organizar la documentación. Son un sistema efectivo y eficiente de ordenar los expedientes ya que permiten un acceso muy rápido a la información. Las carpetas colgantes presentan algunas ventajas respecto a los archivadores de anillas.

El carácter individual o unitario de cada carpeta colgante resulta idóneo para oficinas que manejen una gran cantidad de información. Mientras que en un archivador AZ los documentos están agrupados en un mismo clasificador, con las carpetas colgantes ocurre lo opuesto, cada una es independiente del resto. Generalmente, se utilizan para tener agrupado en un único lugar toda la documentación referida a un cliente, proveedor, presupuesto, proyecto, obra, etc.

Tipos de carpetas colgantes

Las carpetas colgantes pueden ser de cartulina o de plástico. Las más habituales son las de cartulina kraft de color marrón, aunque también existen cartulinas bicolor (blancas por dentro y marrones por fuera).

Según sus dimensiones las podemos clasificar en carpetas de tamaño A4, folio o folio prolongado (las más grandes).

Carpetas colgantes de visor superior
Carpetas colgantes con visor superior

Para la rotulación de cada expediente se hace uso del visor. El visor de una carpeta colgante no es más que un pequeño plástico en el que se desliza un cartulina que pone nombre al expediente.

Los visores de las carpetas colgantes pueden de visión superior o visión lateral. Los primeros se utilizan en cajones, carritos y bastidores cuyo acceso es superior (vemos la abertura de la carpeta). Los visores de visión lateral se utilizan en cajones de armarios de apertura lateral (la lectura resulta más fácil).

¿Dónde comprar carpetas colgantes?

Tanto las carpetas colgantes de visor lateral o superior, como los bastidores, carritos y ficheros metálicos se pueden comprar en tiendas de materiales de oficina, papelerías online, etc. También las podemos encontrar en Amazon.

No todo el mundo llama a las carpetas colgantes por su nombre, también son conocidas como carpetas colgadas, archivos suspendidos, o incluso, carpetas voladoras.