¿Para qué sirven los clips de papel?

¿Para qué sirven los clips de papel?


Sí, claro. Para sujetar hojas de papel, pero quién no sabe esto… Los clips de papel agrupan el papel pero ¿cuál es su verdadera función?

Clips de alambre para sujetar papeles

Un día, mientras esperaba mi turno para pasar la ITV al coche, caí en ello. La persona de la oficina siempre me entregaba los documentos del coche agrupados con un clip de alambre. Sin embargo, al abandonar la estación de ITV el clip había desaparecido, como por arte de magia. Siempre ocurría de esta manera. Una y otra vez. ¿Dónde diablos estaba el clip? Por supuesto, todo tiene una explicación lógica.

Puede averiguar lo que sucedía siguiendo minuciosamente el rastro del clip. Veamos. La persona de la oficina me pide los documentos y prepara la orden de trabajo. Me cobra y me saca la factura. Después, lo agrupa todo con un clip, me devuelve los papeles y me dice: por las líneas cuatro o cinco, que tenga un buen día.

Cojo los papeles y arranco el coche. Me dirijo a la línea cuatro y, tras esperar 40 minutos, llega mi turno. El mecánico me pide los papeles, se los entrego y… Oh, vaya, misterio resuelto. Es el quién se queda con el clip. Lo deja en un portaclip magnético, justo antes de devolverme la factura y la ficha técnica. En cambio, la orden de trabajo se la queda.

Cuando su portaclips está lleno, lo intercambia con el de la oficina que, inevitablemente, se ha quedado casi vacio. Este proceso se repite una y otra vez. Parece que estuviera estudiado… Bueno, es que lo está. ¿Por qué cuento esta historia?

Porque la persona que me atiende en la oficina no pone el clip de alambre como un gesto de cortesía hacia el cliente. Ni mucho menos. El ávaro gerente de la ITV no gastaría en su presupuesto en clips de papel sin un buen motivo. Pero hay un buen motivo.

Por desgracia, me toca pasar la ITV cada 6 meses. Lo que significa que me conozco de memoria el protocolo del mecánico. Le doy los papeles, comprueba que la matrícula de la ficha técnica y el parte de trabajo coinciden. Y también comprueba que la factura está pagada. Después, me devuelve la factura y la ficha técnica y se queda con la hoja de trabajo, el único documento que necesita.

Un día, me di cuenta de que el orden en el que iban agrupados estos estos tres documentos era siempre el mismo. La ficha técnica, la factura y la orden de trabajo respectivamente. Yo paso la ITV cada seis meses pero el mecánico hace más de veinte inspecciones al día y tiene este proceso mecanizado como una segunda naturaleza.

Si la persona de la oficina no pusiera los documentos en este orden, el mecánico perdería unos cuantos segundos en su comprobación rutinaria. Peor aún, si me devolviera los papeles sin clip, al llegar mi turno, probablemente, yo solo le daría la orden de trabajo. En consecuencia, él tendría que pedirme el resto de la documentación. Sí, es solo un minuto. Pero un minuto por inspección son veinte o treinta minutos de ahorro al día.

En conclusión, los clips de papel no solo sujetan los papeles, sino que sirven para que el empleado de la oficina los ordene de una manera específica. Y esta sí que es la verdadera utilidad de los clips de papel. De esta forma, el flujo de trabajo es más eficaz, la labor del mecánico es más eficiente y yo espero menos en la cola.

Ni usar grapas ni dejar los documentos sueltos sería igual de efectivo. En los trabajos repetitivos, especialmente cuando están involucradas varias personas durante el proceso, la buena organización de los documentos es esencial. Evita que perdamos el tiempo y nos permite concentrarnos en nuestra tarea. En los pequeños detalles está la diferencia.

Los elementos de sujeción para oficinas: grapas, clips y broches

Los elementos de sujeción para oficinas: grapas, clips y broches


Entre los artículos de papelería más comprados por las oficinas se encuentran los elementos de sujeción de documentos. Estos artículos nos permiten agrupar y retener las hojas de los documentos de manera efectiva. La cualidad que une a todos estos productos es que retienen los documentos en sí mismos. Sin archivarlos en un soporte adicional. En esto se diferencian de otros objetos como las carpetas, los dosieres o las fundas de plástico. Los elementos de sujeción se emplean cuando queremos tener los documentos bien accesibles para realizar algún tipo de proceso con ellos.

Tipos de elementos de sujeción

Según la naturaleza de su unión podemos clasificar estos elementos en dos tipos:

  • Elementos fijos o permanentes: las grapas
  • Elementos temporales: clips y pinzas.

En el caso de la grapa hay que observar que existe un tipo de grapado especial (el grapado abierto) que permite un unión más superficial de las hojas. Esta unión está especialmente diseñada para retirarse posteriormente. Sin embargo como se necesita un quitagrapas para ello consideramos que es una unión permanente. Al contrario con el resto de los elementos temporales como las anillas o los clips pueden retirarse sin necesidad de instrumental alguno.

Las grapas, la manera más económica de agrupar documentos

Grapadora y quitagrapas
Grapadora, grapas y quitagrapas

El grapado es uno de los de los elementos de sujeción más empleados en las oficinas. Es un sistema muy económico que sólo requiere de una herramienta sencilla y económica para su uso: la grapadora.

Con una grapadora sencilla podemos unir de manera semipermanente o permanente fajos de entre diez y treinta hojas de papel. Con los modelos más robustos podremos coser hasta 200 hojas.

Las ventajas de este sistema es que el coste por unión es el más bajo de todos. Una grapa es más económica que un clip y la diferencia de precio respecto a un encuadernador o una pinza aún es mayor. Su contrapartida es la necesidad de la grapadora. Algo que no es necesario con el resto de elementos de sujeción.

Los clips

El primer objeto comercializado como clip fue patentado en Estados Unidos en 1867. No era un elemento de sujeción diseñado para sujetar papeles entre sí sino para fijar etiquetas en productos textiles. Sin embargo a partir de esta patente surgieron numerosas variantes que nos llevan hasta 1899 donde se inventa un elemento muy similar al clip actual.

Linea del tiempo de la invención del clip sujetapapeles

La mayoría de los diseños de clips sujetapapeles están elaborados con alambre de acero -aunque también existen clips de plástico-. El diseño más habitual es un doble bucle incompleto (la segunda vuelta no llega a estar completa). El patrón del doble bucle puede tomar diferentes formas: rectangular, circular o triangular. Esto condiciona la facilidad de inserción del mismo pero no tanto su efectividad. De hecho el principio del funcionamiento del clip de oficina está basado en dos propiedades: la torsión y la fricción.

¿Cómo funciona un clip de oficina?

Clips de colores
Clips de oficina de colores

Al separar los bucles entre sí sin superar el límite elástico del acero (esfuerzo de torsión) el clip intenta recuperar su posición inicial creando una tensión entre ambos bucles. Esta tensión es la que se aprovecha para la sujeción del papel. Para que las hojas no se resbalen se es necesario que exista una cierta fricción entre el alambre y el papel.

Si sobrepasamos el límite elástico del alambre de acero el clip queda deformado e inservible. Lo hacemos cuando desenrrollamos un clip para activar el botón reset de algún dispositivo electrónico. Si el clip está hecho de un material menos elástico como el plástico un esfuerzo excesivo puede ocasionar la rotura del material.

El revestimiento de los clips de oficina

El acero ordinario o acero al carbono es el material más utilizado para el alambre de los clips. Es económico pero presenta un inconveniente: es poco resistente a la corrosión. Por ello se debe aplicar algún tipo de protección contra ésta. Las soluciones más extendidas consisten en revestir el clip con una película plástica o bañarlo en un metal resistente a la oxidación ambiental como el zinc, el cobre o el níquel. De no ser por esta protección estos elementos de sujeción terminarían por ensuciar los documentos de papel de óxido. Esto no se aplica -obviamente- en los clips de plástico.

Los broches sujetapapeles pueden ser fijos o abatibles

pinzas.fijas
Broches fijos para sujetar papeles entre sí

Existen dos opciones de broche o pinza sujetapapeles: los fijos y los abatibles. La pinza fija es más antigua que la abatible. Hoy apenas se utiliza. Estos elementos de sujeción nos permiten mantener unidas varias hojas de papel entre sí. Son efectivas para retener diferentes cantidades de documentos gracias a la gran potencia de su resorte.

El motivo por el que dejó de emplearse la pinza fija es porque es mucho más incómoda. La mayor parte de la misma sobresale del fajo de hojas y sus brazos entorpecen el apilado del papel. Una pinza abatible permite volver hacia dentro los brazos una vez que se ha fijado sobre el papel. Las pinzas abatibles son mucho más discretas y efectivas. Al igual que las fijas se pueden retirar cuando sea necesario plegando de nuevo sus brazos.

La pinza es un elemento de sujeción muy potente que no deja marcas sobre el papel. A diferencia del clip las pinzas casi siempre son metálicas ya que una pinza de plástico apenas podría retener hojas. Su funcionamiento también se basa en la torsión y la elasticidad del acero. La pinza moderna está formada por una pieza metálica en forma de “U” que se deforma con la ayuda del esfuerzo multiplicador de palanca que se obtiene mediante sus brazos. De nuevo no podemos sobrepasar el límite elástico del acero o dejaríamos la pinza con una deformación permanente. Es decir abierta.