¿Cómo organizar los documentos en los archivadores y carpetas de anillas?

Los archivadores de anillas son uno de los medios más empleados por las oficinas de todo el mundo para el almacenamiento y la organización de sus documentos. Para archivar en ellos las hojas solo tenemos que contar con una perforadora de papel: una herramienta que está disponible en cualquier oficina. La conservación de los documentos archivados es excelente y como veremos a continuación es muy sencillo tenerlos perfectamente organizados gracias a la gran variedad de separadores de archivo que existen en el mercado de la papelería.

separadores-esselte

¿Qué son los separadores de archivo?

Se llaman así a los conjuntos formados por varias hojas perforadas de plástico o cartulina que tienen en su lateral derecho una serie de pestañas y que se emplean para segregar la documentación del archivador en departamentos.

Asi pués el propósito de los separadores de archivo no es otro que dividir nuestro archivador en secciones más pequeñas en las que introduciremos los documentos siguiendo algún tipo de jerarquía.

¿Qué tipos de separadores existen?

Podemos comprar estos separadores en tres formatos diferentes: alfabéticos, numéricos o sin identificar.

1. Los separadores de archivo alfabéticos

Son los empleados cuando se requiere indexar la información del archivo por orden alfabético, por ejemplo por el apellido o por el nombre de la empresa.

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También conocidos como abecedarios estos separadores incluyen una hoja para las letras de mayor uso en el castellano y agrupan dos o tres letras por hoja para las menos comunes como la X, la H o la Q.

Al igual que otros tipos de separadores incluyen una hoja índice en la que podemos anotar el contenido que encontraremos en cada letra.

2. Los separadores numéricos

En muchas ocasiones no nos será útil ordenar los documentos por orden alfabético sino por la fecha del mismo. Para ello los fabricantes de separadores nos ofrecen conjuntos de índices para organizar la información por días o meses. Los más comunes son los siguientes:

  • Para los días del mes: están numerados del 1 al 31. Incluyen una hoja por día
  • Para los meses del año: están marcados del 1 al 12. Un mes por hoja
  • Para los días de la semana: del 1 al 5 ó del 1 al 7. Para organizar información de lunes a viernes o de lunes a domingo
  • Sin especificar: otras series, por ejemplo, del 1 al 10

3. Los separadores de colores

Son los empleados cuando nuestra información no puede clasificarse ni por fecha ni por algún tipo de campo alfabético. En ese caso recurrimos a los separadores de pestañas de colores. Los podemos comprar con varias posiciones. Los más habituales son de “cinco posiciones” o de “diez posiciones”.

En estos separadores de archivo es más importante que en ningún otro la hoja índice ya que no tenemos pista alguna sobre lo que podemos encontrar en cada departamento.

Tamaños, formatos, materiales y marcas de separadores

Cada tamaño y disposición de archivador va a necesitar su propio juego de separadores. No es lo mismo un A4 vertical que un tamaño cuartilla apaisado. Los más utilizados son los A4 y los tamaño folio. Podemos comprar separadores de archivo en cualquier papelería online. Los formatos apaisados son bastante dificiles de encontrar ya que se utilizan muy poco y a las papelerías no les conviene tener en stock productos que tienen muy poca demanda.

Los separadores de archivo se fabrican principalmente en dos materiales: cartulina o plástico. Los de cartulina suelen ser más baratos pero son más débiles.

En cuanto a las marcas, una de las más conocidas es Esselte. Entre sus modelos podemos encontrar algunos modelos especiales como los borrables o los imprimibles.

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Diferencias entre los dosier uñero y las fundas de plástico

En cualquier papelería podemos encontrar diferentes soluciones para guardar y organizar nuestros documentos. Dos de estos productos son los llamados dossier uñero y las fundas, que pueden ser perforadas o no. Todos ellos nos permiten almacenar un cierto número de folios, entre veinte y cuarenta aproximadamente. Uno de los fabricantes más conocidos de estas fundas es Esselte.

funda-multitaladro

La mayoría de las oficinas utilizan las fundas multitaladro. Son unas fundas perforadas para su uso en carpetas de anillas. La característica más significativa es que tienen un gran número de taladros lo que las hace compatibles con casi cualquier tipo de carpeta, sin importar la separación ni el número de anillas que ésta tenga.

Cuando las fundas multitaladro no están perforadas, no por ello dejan de ser fundas. Que tengan la abertura en la zona superior es lo importante. Es su seña de identidad. Aquí es donde surge la diferencia respecto a los dosieres.

Un dosier uñero tiene el aspecto de una funda sin perforar pero se incluye una nueva abertura: el lado largo derecho. Esta doble abertura permite acceder a las hojas con una mayor facilidad. El uñero es una pequeña hendidura que tiene la portada en su zona inferior derecha que nos ayuda a la apertura del mismo.

¿Cuál es la diferencia entre una funda y un dosier uñero?

Los dosieres se pueden considerar un subconjunto de las fundas. Sin embargo l mayoría de fabricantes llama dosieres a las fundas que tienen abertura lateral. El propósito del uñero es precisamente facilitar este tipo de apertura. Por ello nunca consideraremos dosieres a las fundas multitaladro o las fundas de apertura exclusivamente vertical.

Además un dosier suele estar fabricado en un plástico de mayor grosor que las fundas. Hay que tener en cuenta que las multitaladro están diseñadas para su archivo. Por ello sólo disponen de la abertura vertical: para evitar que se salgan las hojas.